Merma en una tienda de abarrotes: un caso real en Chihuahua

Si tienes una tienda de abarrotes, lo más probable es que ya sepas que pierdes mercancía. Lo que casi nadie sabe es cuánta, en qué y desde cuándo. Y cuando por fin se descubre el faltante, la primera explicación que aparece es siempre la misma: “me están robando”.

A veces es cierto. Pero en el primer diagnóstico que hicimos con Radar GC —una tienda de abarrotes en Chihuahua, que aquí queda anónima— el problema de fondo no era el robo. Era otro, más aburrido y mucho más fácil de arreglar.

Te contamos lo que encontramos, con los números reales, para que puedas revisar lo mismo en tu negocio sin pagarle a nadie.

La respuesta corta

La tienda perdía cerca del 2% de su inventario, y se enteraba hasta seis meses después. En el último conteo, solo cuatro categorías sumaban $15,000 de pérdida:

Categoría	Pérdida en el último conteo
Aceites	$8,000
Papas	$3,000
Sodas	$3,000
Galletas	$1,000
Total, solo 4 categorías	$15,000

Fíjate en el primer renglón: más de la mitad de la pérdida estaba en una sola categoría. La merma casi nunca se reparte pareja. Se concentra, y saber dónde se concentra es la mitad del trabajo.

Para que te hagas una idea de lo que significa un 2% en tu propia tienda:

Si tu inventario vale	2% es
$150,000	$3,000
$300,000	$6,000
$600,000	$12,000

Es la cuenta simple. El problema real no es el porcentaje: es enterarte medio año después, cuando ya no hay forma de saber qué pasó.

Lo que encontró el diagnóstico

El diagnóstico ordena lo que se ve en cuatro niveles. Esto fue lo que salió en esta tienda:

Urgente: la pérdida se descubre demasiado tarde. Si el faltante aparece seis meses después, ya no hay a quién preguntarle, qué factura revisar ni qué turno mirar.
Importante: la merma se confunde con robo. Todo lo que falta se mete en la misma bolsa, y entonces no se puede corregir nada en particular.
Importante: el equipo no tiene tareas claras. Nadie es responsable de recibir, contar ni registrar lo que se echa a perder.
Bien: ya tenían punto de venta, pago con tarjeta y programa de puntos. La tecnología para vender estaba. Lo que faltaba era usarla para controlar.

Ese último punto importa, y lo explicamos más abajo. Primero, la objeción que todo dueño trae.

“Lo que pasa es que me están robando”

Puede ser. El robo hormiga existe, tanto de clientes como de empleados, y negarlo sería mentirte.

Pero “merma” es una palabra que esconde muchas cosas distintas, y el robo es solo una de ellas. En una tienda, la mercancía también se va por:

Caducidad. Producto que se vence en el anaquel o en la bodega.
Daño. Botellas que se rompen, bolsas que se revientan, latas golpeadas que nadie compra.
Recepción sin contar. El proveedor deja la mercancía, alguien firma la nota sin revisar, y lo que no llegó nunca entró.
Errores de captura. Un producto que se vendió como otro, un código equivocado, una cantidad mal escrita.
Consumo y regalos. Lo que se toma para la casa, lo que se le da a un cliente de confianza. Nadie lo anota porque “es poquito”.

Cuando todo eso se registra junto como “faltante”, parece robo. Y si piensas que es robo, la respuesta natural es desconfiar del equipo, cambiar gente o poner cámaras. Ninguna de esas tres cosas arregla una caja de aceite que se rompió en la bodega y nadie anotó.

Por eso el segundo hallazgo pesa tanto: mientras no separes la merma por causa, no puedes saber cuánta es robo de verdad.

Por qué se descubre seis meses después

Porque se cuenta cada seis meses. Así de simple.

Si haces inventario completo dos veces al año, cualquier error que pase en enero lo vas a ver hasta julio. Para entonces se mezcló con cientos de ventas, varias entregas de proveedor y un par de cambios de turno. El número que sale del conteo te dice cuánto perdiste, pero ya no te puede decir cómo.

Un inventario completo, además, es pesado: hay que cerrar o quedarse de noche, contar todo, cuadrar todo. Por eso se hace poco. Y por eso la solución no es contar todo más seguido, sino contar poco, pero seguido.

“Pero yo ya tengo punto de venta”

Y está muy bien que lo tengas. Esta tienda también lo tenía, y eso salió en verde en el diagnóstico.

Lo que no siempre se dice es que un punto de venta registra lo que sale vendido. Para que su inventario sea real, también tiene que saber lo que entra y lo que se pierde. Si las entregas del proveedor no se capturan contra la nota, y lo caducado o roto no se registra con su motivo, el inventario del sistema se va separando del de la bodega un poquito cada día. Seis meses después, el número de la pantalla y el del anaquel ya no tienen nada que ver.

El punto de venta no es el problema. Es una herramienta que solo cuenta lo que le dices.

Lo que puedes hacer desde esta semana, sin pagarle a nadie

Nada de esto requiere comprar software:

Encuentra tus cuatro categorías. Las que más dinero mueven o las que más se pierden. En esta tienda, aceites, papas, sodas y galletas. En la tuya pueden ser cigarros, cerveza o lácteos. Empieza solo con esas.
Cuéntalas cada semana, no cada seis meses. Contar cuatro categorías toma minutos, no una noche. Es lo que en inventarios se llama conteo cíclico: pocas cosas, muy seguido.
Recibe al proveedor contando. Nadie firma una nota sin revisar que lo que dice sea lo que bajó del camión.
Anota la merma en el momento, con su motivo. Una libreta sirve: fecha, producto, cantidad y por qué (caducó, se rompió, se regaló). Lo que se anota deja de ser misterio.
Ponle nombre a cada tarea. Quién recibe, quién cuenta, quién anota. Ése fue el tercer hallazgo, y es el más barato de resolver.

Cómo comprobarlo: escoge una sola categoría, la que creas que más se pierde. Cuéntala hoy y vuelve a contarla en siete días. Réstale lo que vendiste en la semana según tu punto de venta. Si la diferencia no es cero, ya sabes dónde mirar, y sin esperar seis meses.

Lo que nadie te avisa

Las primeras semanas el número se ve peor. No porque la merma suba, sino porque por fin la estás viendo. Es fácil asustarse y pensar que contar más seguido “empeoró las cosas”.

No empieces corriendo gente. Si separas la merma por causa durante un mes, vas a saber cuánto es robo de verdad. Muchas veces es mucho menos de lo que parecía, y lo que sobra es caducidad, recepción o captura.

Contar no reduce la merma, la hace visible. Lo que la reduce es lo que haces después de verla: pedir menos de lo que se vence, acomodar mejor lo que se rompe, revisar lo que entra. Pero no se puede corregir lo que no se ve.

Cuándo sí vale la pena un sistema

Primero, lo honesto: si tu punto de venta ya trae control de inventario, úsalo antes de comprar otra cosa. Muchas veces la función existe y nadie la configuró. Capturar las entradas y la merma ahí mismo puede ser todo lo que necesitas.

Un sistema o una automatización empiezan a tener sentido cuando:

Tienes más de una sucursal, o una bodega aparte, y la mercancía se mueve entre ellas.
Alguien pasa horas armando reportes a mano para saber qué pedir o qué se perdió.
Quieres que el sistema te avise solo cuando una categoría se sale de lo normal, en lugar de enterarte en el siguiente conteo.

Si llevas ese control en hojas de Excel y te preguntas si ya te toca dar el salto, lo escribimos con calma en cuándo dejar Excel y tener un sistema propio. Aunque está pensado para Juárez, las señales son las mismas en cualquier ciudad.

Cómo lo hacemos nosotros

El diagnóstico que encontró todo esto se llama Radar GC, y hoy lo estamos haciendo sin costo y sin compromiso:

Visita. Vamos a tu negocio, vemos cómo trabajan y platicamos contigo.
Diagnóstico. Ordenamos lo que vimos en un resumen con hallazgos por prioridad, como los de arriba.
Entrega en persona. Te lo entregamos y te explicamos cada punto.
Tú decides. Si quieres una propuesta, la armamos. Si no, el diagnóstico es tuyo.

Estamos en Hidalgo del Parral, y la visita es en persona porque no se puede diagnosticar una bodega por videollamada. Dentro de Chihuahua vamos a donde estés, sin cobrarte el viaje.

Si después del diagnóstico quieres que construyamos algo, es desarrollo a medida: las automatizaciones empiezan en $10,000, se cobran una vez, el código es tuyo cuando liquidas, y los errores del código que escribimos se corrigen sin costo durante un año. Y si lo que te hace falta es una libreta y quince minutos a la semana, te lo vamos a decir así.

Entonces, ¿cuánto pierdes tú?

Probablemente no lo sabes, y no es descuido: casi nadie lo sabe hasta que alguien se pone a contar. La buena noticia es que para empezar no necesitas a nadie. Una categoría, dos conteos y una semana de diferencia.

Si prefieres que lo veamos juntos, pide tu diagnóstico en geckcodex.com/#radar. Si quieres saber cuánto cuesta lo demás que hacemos, está todo con números en cuánto cuesta una página web en Chihuahua.